O engenheiro e consultor Luciano Peloche, especialista em excelência de negócios, aponta alguns exemplos de práticas do Programa Poupatempo que são úteis para todo empresário interessado em melhorar a competitividade do seu negócio. Peloche é especialista no sistema Lean, uma forma de organizar a empresa para reduzir perdas e evitar tudo aquilo que não agrega valor ao processo produtivo.

"O Poupatempo é um exemplo fantástico de como um projeto de melhoria pode ter resultado de alto impacto", afirma o especialista. "Vários conceitos de gestão e melhoria de processos são adotados em um mesmo local, gerando um alto nível de excelência", acrescenta o professos, que costuma citar o Poupatempo em artigos e palestras.

"Me lembro quando fui tirar minha segunda cédula de identidade, em 1996, em São Paulo. Nessa época as cédulas eram feitas em delegacias, levavam 30 dias para ficarem prontas e ainda tínhamos que passar o dia na delegacia para fazer todas as assinaturas, impressões digitais", exemplifica. A chegada do Programa Poupatempo, em 1998, mudou radicalmente a situação.

O programa foi criado na gestão do ex-governador Mário Covas (PSDB) para eliminar a burocracia na emissão de documentos. Hoje os cidadãos podem agendar o atendimento, que dura poucos minutos e o documento fica pronto em no máximo cinco dias. A entrega pode ser feita pelos Correios, o que significa que basta ir apenas uma vez ao Poupatempo para tirar ou atualizar o RG, por exemplo.

Para o consultor Luciano Peloche, o sucesso do programa se deve a alguns conceitos básicos do sisterma Lean, palavra em inglês que significa "enxuto". Confira abaixo quatro exemplos que ele destaca:

Exemplos de práticas de gestão voltados para a competitividade no Poupatempo

1) Comunicação clara: No Poupatempo, tudo é muito bem identificado, bem sinalizado, usando e abusando das cores para facilitar a circulação e fluxo das pessoas. Isso evita que as pessoas percam tempo procurando pra onde ir.

2 - Fluxo contínuo: No Poupatempo, existe uma clara preocupação com fluxo. O próprio lay-out foi concebido de modo a facilitar o processo. Dentro dos postos Poupatempo existe uma agência bancária para que o pagamento das taxas seja feito no próprio local, reduzindo o tempo perdido. O banco fica em um local central, para facilitar o acesso das pessoas que vem dos vários postos de serviços do Poupatempo. Outro exemplo visando facilitar o fluxo, são os médicos que tem postos de atendimento no local também, evitando que as pessoas saiam do Poupatempo para fazer exames para a emissão de CNH, por exemplo. Tudo isso tem um impacto direto no tempo de execução das atividades, que cai drasticamente pela facilidade de todos os serviços estarem no mesmo local, em um fluxo lógico.

3 - Treinamento: Minha esposa que notou isso. No dia em que esteve para tirar seu novo RG, ela foi atendida por um funcionário que, dois dias depois, quando ela foi buscar o RG, estava trabalhando em um outro posto de trabalho, sendo supervisionado por alguém mais experiente. Isso impacta diretamente a flexibilidade da mão-de-obra, pois capacita diversas pessoas para trabalharem em diferentes postos de trabalho;

4 - Poka-Yoke: Trata-se de uma solução criada pelo japonês Shigeo Shingo para o Sistema Toyota de Produção, na década de 1960. Funciona como um ferramental nos processos industriais que conta com diferentes aplicações e vantagens, sempre voltados à ideia de prevenção de erros e, por consequência, a diminuição dos custos em uma linha de produção. No Poupatempo, quando o cidadão precisa assinar a CNH, por exemplo, os atendentes colocam o documento dentro de uma pasta L, de modo que apenas o local onde o cidadão precisa assinar fica visível, com um tamanho limitado, para garantir que a pessoa não erre local e nem o tamanho da assinatura, evitando re-trabalho e refugo de documentos;

Esses são apenas alguns exemplos que explicam como os 66 postos fixos e seis móveis do Poupatempo conseguem hoje prestar mais de 400 serviços diferentes, desde emissão de RG até certificado de antecedentes criminais, com um nível de satisfação dos clientes de 99%.

Em 2015, o Programa registra uma média de 164 mil atendimentos por dia. Desde a inauguração do primeiro Posto, o Sé, em outubro de 1997, até o fechamento de junho de 2015, já foram prestados mais de 450 milhões de atendimentos à população. Deste total, 407,7 milhões foram realizados nos Postos, e 41,3 milhões pelo Disque Poupatempo.

Trata-se, sem dúvida, de um dos melhores exemplos de desburocratização da administração pública no Brasil, com alto nível de excelência e ganhos para todos os brasileiros.